FAQ
Zuerst die Fragen vor dem Start: was Facilon ist, was es kostet und wo die Daten liegen. Danach kurze, praktische Antworten zu jedem Bereich des Workspace.
Was Facilon ist, für wen es gedacht ist und was es kostet.
Q01
Facilon ist eine Schweizer Web-Software für Service-Teams und kleine Unternehmen. Sie verbindet Kundenverwaltung, Einsatzplanung im Kalender, Offerten und Rechnungen mit Swiss QR-Rechnung in einem Workspace. Entwickelt und betrieben wird Facilon von Schmid IT-Solution in Winterthur.
Q02
Facilon eignet sich für Betriebe, die Aufträge bei ihren Kunden ausführen: Reinigungsfirmen, Hauswartungen und Facility Services, Gartenbau und Gartenunterhalt, Handwerker und Servicetechniker. Die Tarife reichen vom Einmannbetrieb mit einem Benutzer bis zum Team mit individuell vereinbarter Anzahl Plätze.
Q03
Facilon kostet je nach Tarif CHF 10, 20 oder 30 pro Monat: Starter (1 Benutzer) CHF 10, Advanced (bis 2 Benutzer) CHF 20, Pro (bis 5 Benutzer) CHF 30. Bei jährlicher Zahlung sind es CHF 100, 200 oder 300, also zwei Monate gratis. Für grössere Teams gibt es den Tarif Scale mit individuellem Preis.
Q04
Ja. Nach der Registrierung testen Sie Facilon kostenlos und ohne Kreditkarte; wie viele Tage die Testphase dauert, steht auf der Seite Tarife. Danach wird nur etwas berechnet, wenn Sie die automatische Verlängerung eingeschaltet haben.
Q05
Ihre Daten liegen auf Servern in der Schweiz und unterstehen dem Schweizer Datenschutzrecht. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung und im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Q06
Ja. Facilon erstellt Rechnungen als PDF mit Swiss QR-Zahlteil, mit IBAN oder QR-IBAN und Zahlungsreferenz. Die QR-Rechnung schalten Sie in den Firmeneinstellungen ein; sie ist in allen Tarifen enthalten.
Q07
Facilon ist eine Web-App und läuft in jedem modernen Browser auf Computer, Tablet und Handy, ohne Installation. So sehen auch Mitarbeitende unterwegs ihre Einsätze mit Adresse und Kundendaten.
Q08
Ja, zum Teil selbst: Rechnungen exportieren Sie pro Jahr als CSV-Datei, Offerten und Rechnungen speichern Sie als PDF. Einen Export der Kunden- oder Aufgabenliste gibt es im Workspace nicht; bei Vertragsende werden die Daten gemäss AVV nach Ihrer Weisung herausgegeben oder gelöscht.
Q09
Facilon gibt es auf Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch; jede Person im Team wählt ihre Sprache selbst. Der Support antwortet in denselben vier Sprachen, direkt vom Entwickler und in der Regel innert eines Arbeitstags.
Hier sehen Sie den schnellen Überblick für den Arbeitstag.
Q01
Starten Sie mit offenen Aufgaben, überfälligen Punkten und den letzten Aktivitäten. So sehen Sie sofort den aktuellen Stand.
Q02
Ja. Zentrale Widgets aktualisieren sich während der Nutzung, und mit einem Neuladen erhalten Sie den vollständigen Stand.
Q03
Ja. Die angezeigten Informationen richten sich nach Rolle und Firmenzuordnung des jeweiligen Benutzers.
Planen Sie Arbeitsschritte und behalten Sie Termine im Blick.
Q01
Öffnen Sie Aufgaben, erfassen Sie einen neuen Eintrag mit Datum und Details und weisen Sie ihn einer zuständigen Person zu.
Q02
Aufgaben zeigen Status und Verantwortlichkeit, der Kalender zeigt hauptsächlich die zeitliche Planung.
Q03
Ja. Sie können das Aufgabendatum oder den Kalendereintrag anpassen, ohne die Historie zu verlieren.
Verwalten Sie Kundendaten zentral und einheitlich.
Q01
Ja. Nutzen Sie die CSV-Vorlage und prüfen Sie danach die Importübersicht mit importierten und übersprungenen Zeilen.
Q02
Suchen Sie vor dem Anlegen nach bestehenden Datensätzen und verwenden Sie einheitliche Schreibweisen bei Namen und Kontakten.
Q03
Ja. Öffnen Sie das Kundenprofil und aktualisieren Sie Adresse, Kontaktinformationen oder Notizen jederzeit.
Erstellen Sie Offerten und Rechnungen mit klarer Nachverfolgung.
Q01
In vielen Abläufen ja, weil angenommene Offerten danach schneller und mit weniger Aufwand in Rechnungen überführt werden können.
Q02
Ja. Standardwerte werden in den Einstellungen gepflegt und können bei Bedarf pro Offerte oder Rechnung angepasst werden.
Q03
Verwenden Sie Filter und Suche in der Rechnungsübersicht nach Kunde, Status, Datum oder Referenznummer.
Steuern Sie Zugriffe, Firmendaten und Kontoeinstellungen.
Q01
Nur Benutzer mit den entsprechenden Berechtigungen sehen diese Menüs und können dort Änderungen vornehmen.
Q02
Nutzen Sie die Konto- und Einstellungsbereiche, um Sprache, Profiloptionen und Standardwerte anzupassen.
Q03
Öffnen Sie die Einstellungen und deaktivieren Sie die automatische Verlängerung. Das Abonnement endet dann zum Laufzeitende.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für Firmenprofil, Dokument-Standards und Abrechnung.
Q01
Öffnen Sie Firmeneinstellungen, wechseln Sie in den Bereich Firmendaten und aktualisieren Sie Firmenname, Adresse, Kontakt und Logo. Speichern Sie danach und prüfen Sie eine Dokumentvorschau, damit Kopfzeile und Branding korrekt erscheinen.
Q02
1) Firmeneinstellungen öffnen. 2) In den Bereich Dokumenttexte und Standardwerte gehen. 3) Einleitung, Fusszeile, Zahlungsbedingungen und Fälligkeitstage setzen. 4) Speichern. 5) Test-Offerte und Test-Rechnung erstellen, um die Standardtexte zu prüfen.
Q03
Öffnen Sie den Finanz- oder Rechnungsbereich, erfassen Sie MWST-Sätze und Zahlungskontodaten und speichern Sie einmalig. Erstellen Sie danach eine Testrechnung und kontrollieren Sie MWST-Summen, IBAN und QR-Felder vor dem Versand an Kunden.