Lösung für Hauswartung und Facility Services
Software für Hauswartung und Facility Services
Facilon ordnet, was ein Hauswartungsbetrieb täglich jongliert: Verwaltungen und ihre Liegenschaften, die Einsätze des Teams, Fahrzeuge und Geräte, Offerten für Zusatzarbeiten und die Rechnung am Monatsende.
Viele Liegenschaften, wenige Hände
Ein Hauswartungsbetrieb betreut Liegenschaften für mehrere Verwaltungen und Stockwerkeigentümer. Jede hat ihren Rhythmus: Treppenhaus, Umgebung, Containerplatz, Heizungskontrolle, im Winter der Schneeräumdienst. Dazwischen ruft die Verwaltung an, weil im dritten Stock eine Lampe flackert oder eine Wohnung übergeben wird.
Wer was wann wo erledigt, steht in einem Wandkalender oder in einer Tabelle, die nur eine Person pflegt. Der Anhänger ist am Dienstag zweimal vergeben, die Regiestunden für die Zusatzarbeit stehen auf einem Zettel im Auto, und am Monatsende suchen Sie zusammen, was welcher Verwaltung verrechnet wird.
So arbeiten Hauswartungen mit Facilon
Eine Verwaltung, viele Liegenschaften
Die Verwaltung ist der Kunde, jede Liegenschaft eine eigene Adresse mit Bezeichnung. Beim Planen wählen Sie Kunde und Adresse, auf der Rechnung die Adresse, an die sie geht. Kunden, mit denen Sie nicht mehr arbeiten, archivieren Sie, ohne die Historie zu verlieren.
Einsätze pro Person und Tag
Rundgänge, Reinigungen und Reparaturen planen Sie als Aufgaben im Kalender, mit dem Status geplant, aktiv, erledigt oder abgebrochen. Die Aufgabenübersicht filtert nach Jahr, Monat und Status und durchsucht Titel, Kunde, Adresse und zugewiesene Person.
Fahrzeuge und Geräte ohne Doppelbuchung
Lieferwagen, Anhänger, Hochdruckreiniger oder Schneefräse erfassen Sie als Ausrüstung und buchen sie auf eine Aufgabe. Ist ein Gerät im selben Zeitraum schon vergeben, lässt Facilon die zweite Buchung nicht zu. Die Ausrüstungsverwaltung ist ab dem Tarif Advanced enthalten.
Zusatzarbeiten offerieren und abrechnen
Für die Frühlingsreinigung oder den Heckenschnitt schreiben Sie eine Offerte mit Positionen für Arbeit und Material. Aus der Offerte entsteht die Aufgabe und danach der Rechnungsentwurf. Die Rechnungsliste zeigt, was offen, bezahlt oder überfällig ist.
Fragen von Hauswartungen
Wie bilde ich eine Verwaltung mit mehreren Liegenschaften ab?
Sie legen die Verwaltung als Kunden an und fügen jede Liegenschaft als eigene Adresse mit Bezeichnung hinzu. Bei jeder Aufgabe wählen Sie den Kunden und die Adresse, an der gearbeitet wird.
Kann ich Fahrzeuge und Maschinen einplanen?
Ja, ab dem Tarif Advanced. Sie erfassen Fahrzeuge, Geräte und Werkzeuge als Ausrüstung und buchen sie auf Aufgaben. Eine Ressource kann im selben Zeitraum nicht zweimal gebucht werden.
Wie rechne ich Regiearbeiten ab?
Sie erstellen die Rechnung aus der erledigten Aufgabe oder direkt für den Kunden und fügen Positionen für Arbeit und Material hinzu, frei oder aus Ihren Positionsvorlagen mit Standardbetrag und MWST-Satz. Eine Zeiterfassung mit Stempeluhr gibt es in Facilon nicht; den Betrag für die geleisteten Stunden tragen Sie als Position ein.
Kann ich die Rechnungen für die Buchhaltung exportieren?
Ja. Die Rechnungsübersicht exportiert alle Rechnungen eines Jahres als CSV-Datei, und jede Rechnung lässt sich als PDF speichern. Eine direkte Schnittstelle zu einer Buchhaltungssoftware gibt es nicht.
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