Lösung für Reinigungsfirmen
Software für Reinigungsfirmen: Einsätze planen, Offerten und Rechnungen schreiben
Facilon bringt Kunden und ihre Objekte, den Einsatzplan des Teams, Offerten und Rechnungen mit Swiss QR-Rechnung in ein Werkzeug. Gedacht für Reinigungsfirmen, die heute mit Excel-Plan, Chatgruppe und Word-Vorlage arbeiten.
Wo es im Alltag einer Reinigungsfirma klemmt
Der Wochenplan liegt als Excel-Datei auf einem Rechner im Büro. Am Montagmorgen um halb sieben meldet sich jemand krank, und Sie telefonieren herum: Wer übernimmt das Treppenhaus an der Bahnhofstrasse, wer die Praxis um acht? Die Adresse, die Ansprechperson und der Hinweis zum Schlüssel stehen irgendwo in einer Nachricht vom letzten Jahr.
Dazu kommen die Einmalaufträge. Für die Umzugsreinigung schreiben Sie abends eine Offerte in Word, nach der Abnahme tippen Sie dieselben Positionen noch einmal in die Rechnung und setzen den QR-Zahlteil mit einem zweiten Programm darunter. Jeder Schritt ist klein, zusammen kosten sie die Stunden, die Sie niemandem verrechnen können.
So arbeiten Reinigungsfirmen mit Facilon
Kunden mit all ihren Objekten
Eine Verwaltung, fünf Liegenschaften: Pro Kunde erfassen Sie mehrere Adressen mit eigener Bezeichnung, dazu Telefon, E-Mail und Notizen, etwa zum Schlüssel oder zum Zugang. Bestehende Kundenlisten übernehmen Sie per CSV-Import.
Einsätze im Kalender planen
Jeder Einsatz ist eine Aufgabe mit Kunde, Adresse, Start- und Endzeit und einer oder mehreren zugewiesenen Personen. Das Planungsboard zeigt Monat, Woche oder Tag, auch pro Mitarbeiterin oder Mitarbeiter. Ist jemand zur selben Zeit schon eingeplant, meldet Facilon den Konflikt.
Ausfälle sehen, bevor der Kunde anruft
Ferien und Krankheit tragen Sie beim Team ein. Facilon zeigt, welche offenen Einsätze in die Abwesenheit fallen, damit Sie sie umverteilen können. Ihre Leute sehen ihre eigenen Einsätze mit Adresse und Kundendaten auf dem Handy.
Von der Offerte zur QR-Rechnung
Positionen wie «Umzugsreinigung 3.5 Zimmer» oder «Fensterreinigung» legen Sie einmal als Vorlage mit Betrag und MWST-Satz an. Aus der Offerte erstellen Sie die Aufgabe und später den Rechnungsentwurf, ohne etwas abzutippen. Die Rechnung kommt als PDF mit Ihrem Logo und Swiss QR-Zahlteil.
Fragen von Reinigungsfirmen
Kann ich wiederkehrende Reinigungen als Serie anlegen?
Nein, eine Serienfunktion gibt es derzeit nicht. Jeder Einsatz wird als eigene Aufgabe im Kalender angelegt, mit Kunde, Adresse, Zeit und zugewiesener Person. Regelmässige Unterhaltsreinigungen tragen Sie deshalb Termin für Termin ein.
Sehen meine Mitarbeitenden auch Offerten und Rechnungen?
Nein. Mitarbeitende sehen ihre zugewiesenen Aufgaben und ihren Kalender. Offerten, Rechnungen, die Teamverwaltung und die Firmeneinstellungen sind dem Firmen-Admin vorbehalten.
Was passiert, wenn jemand kurzfristig ausfällt?
Sie erfassen die Abwesenheit, und Facilon listet die offenen Aufgaben dieser Person im betroffenen Zeitraum auf. Diese Aufgaben weisen Sie jemand anderem zu; ist diese Person zur selben Zeit schon eingeplant, erscheint ein Hinweis auf den Zeitkonflikt.
Was kostet Facilon für eine Reinigungsfirma mit fünf Personen?
Der Tarif Pro für bis zu 5 Benutzer kostet CHF 30 pro Monat oder CHF 300 pro Jahr. Für grössere Teams gibt es den Tarif Scale mit individuell vereinbarter Anzahl Plätze. Jeder Tarif beginnt mit einer kostenlosen Testphase ohne Kreditkarte.
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